PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỒN KHO

CYBER INVENTORY MANAGEMENT

           Phân hệ phần mềm quản lý hàng tồn kho cung cấp các thông tin tức thời thông tin tồn kho các hàng hoá vật tư của doanh nghiệp. Quản lý tất cả các nghiệp vụ nhập xuất, điều chuyển hàng hoá, quản lý chi tiết từng hàng hoá vật tư đến từng vị trí cất giữ. Chu trình kiểm tra đầy đủ chặt chẽ tránh sai sót, đảm bảo số dư hàng tồn kho thực tế đúng với sổ sách. Ngoài ra, phân hệ phần mềm này còn cho phép quản lý cách tính giá vốn hàng tồn kho, tự động hạch toán kế toán chuyển vào sổ cái cho phân hệ quản lý tài chính. Tự động tạo lập các báo cáo quản trị phân tích chi tiết, tổng hợp về hàng hoá vật tư tồn kho nhằm tối ưu hóa vòng luân chuyển hàng hóa cũng như lượng hàng tồn kho dự trữ hiệu quả hơn.
CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA PHÂN HỆ QUẢN LÝ TỒN KHO

QUẢN LÝ KẾ HOẠCH SẢN XUẤT

 

Lập kế hoạch sản xuất nhằm cân đối lượng thành phẩm sản xuất trong kỳ, thành phẩm tồn kho cuối kỳ và đặc biệt kết hợp với định mức sản xuất nhằm cân đối nhu cầu sử dụng vật tư  nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, tối ưu hóa vòng luân chuyển tồn kho.

Quản lý phê duyệt kế hoạch sản xuất: Người sử dụng có thế định nghĩa phân quyền và quản lý các mức xử lý khác nhau như: Lập kế hoạch, phê duyệt kế hoạch ..

QUẢN LÝ YÊU CẦU CẤP PHÁT VẬT TƯ

Quản lý yêu cầu xuất vật tư theo bộ phận, phòng ban, phân xưởng khi có yêu cầu sử dụng: Phần này cho phép quản lý yêu cầu theo “Yêu cầu đột xuất, yêu cầu theo kế hoạch sản xuất, …”, nội dung yêu cầu, thời gian yêu cầu, số yêu cầu.  

QUẢN LÝ XUẤT KHO THEO YÊU CẦU

Sau khi yêu cầu đã được phê duyệt “Tùy vào yêu cầu quản lý đặc thù của từng đơn vị yêu cầu có thể được phê duyệt trên hệ thống hoặc yêu cầu được phê duyệt trên bản cứng”, thủ kho sẽ thực hiện xuất kho theo số yêu cầu. Trong trường hợp hàng tồn kho không đảm bảo, hệ thống cho phép người sử dụng chuyển qua quy trình quản lý mua hàng.

QUẢN LÝ NHẬP KHO

Quản lý công tác nhập kho thành phẩm sản xuất, nhập kho do thừa kiểm kê, nhập kho vay mượn.” Tương tự phần nhập kho của Module kế toán vật tư”

TƯƠNG TÁC VỚI CÁC PHÂN HỆ KHÁC

          Như đã biết ở phần giới thiệu về đối tượng sử dụng, phân hệ quản lý hàng tồn kho là một mắt xích quan trọng trong hệ thống CYBER ENTERPRISE 8.0. Nó có những mối quan hệ, bắt buộc hoặc tuỳ chọn với các phân hệ khác trong hệ thống và có ảnh hưởng qua lại mật thiết với nhau và được thể hiện như sau.

Quan hệ với phân hệ quản lý tài chính:

Phân hệ phần mềm quản lý tài chính kế toán đóng vai trò là trung tâm tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin liên quan đến hạch toán kế toán và tập hợp chi phí tính giá thành sản xuất. Phân hệ phần mềm quản lý hàng tồn kho có mối quan hệ tương tác, mật thiết và ràng buộc lẫn nhau với phân hệ phần mềm quản lý tài chính như sau.

Chứng từ gốc:

Các chứng từ gốc trong phân hệ phần mềm quản lý hàng tồn kho như: Phiếu xuất sản xuất, xuất bán, xuất điều chuyển, xuất hao hụt, xuất khác, phiếu nhập kho thành phẩm sản xuất, nhập mua, nhập khác sau khi được thực hiện thì tiếp tục được chuyển và xử lý vào sổ cái cũng như tính chi phí sản xuất tham gia vào tính toán giá thành sản phẩm. Việc số liệu có tính kế thừa giữa các phân hệ với nhau thì việc can thiệp, quản lý chứng từ gốc, cũng như sửa số liệu gốc phụ thuộc vào hệ thống xử lý của từng đơn vị, phân hệ quản lý hàng tồn kho cho phép phân quyền chi tiết đến từng nút lệnh cũng như trạng thái chỉ đọc, sửa, thêm, xoá của chứng từ gốc.

Các danh mục:

- Danh mục tài khoản: Tuỳ thuộc tổ chức hạch toán kế toán của doanh nghiệp mà phân hệ quản lý hàng tồn kho sẽ có như khai báo phù hợp để trong quán trình vận hành chương trình đảm bảo tính tự động hạch toán, chuyển vào sổ cái sang phân hệ quản lý kế toán.

- Danh mục khách hàng: Với hệ thống CYBER ENTERPRISE 8.0 bắt buộc danh mục phải thống nhất ở các phân hệ  với nhau, việc thành lập danh mục nói chung và danh mục khách hàng nói riêng tùy thuộc vào cách thức quản lý của từng doanh nghiệp mà số liệu, thông số về khách hàng có thể được thành lập từ một phòng ban hay bộ phận chuyên trách. Việc quản lý khách hàng tập trung phản ánh được tình hình công nợ cũng như phân tích chi tiết được khả năng cung cấp, tiêu thụ của từng đối tượng khách hàng cụ thể.

- Danh mục hàng hoá vật tư: Vật tư hàng hoá trong các giao dịch nhập xuất việc phản ánh lên sổ cái phải theo các tiêu thức hạch toán cụ thể do kế toán tổng hợp xác định. Để việc hạch toán kế toán, cũng như tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất cần khai báo các thông số hạch toán liên quan tới danh mục từng loại vật từ, hàng hoá.

Quan hệ với phân hệ quản lý bán hàng:  Trong quy trình quản lý bán hàng thì có một số công đoạn liên quan đến phân hệ quản lý hàng tồn kho như sau.

- Phiếu nhập hàng bán trả lại

Trong trường hợp bán hàng nhưng khách hàng trả lại hàng thì việc nhập hàng bán bị trả lại liên quan đến phiếu nhập kho trong phân hệ quản lý hàng tồn kho (tăng kho).

- Phiếu xuất hàng bán.

Quan hệ với phân hệ quản lý mua hàng: Trong quy trình quản lý mua hàng thì có một số công đoạn sau liên quan đến quản lý hàng tồn kho.

- Phiếu nhập mua kiêm phiếu nhập kho

- Phiếu xuất hàng bán trả lại nhà cung cấp

QUY TRÌNH QUẢN TRỊ TRÊN HỆ THỐNG

DIỄN GIẢI QUY TRÌNH

Bước thực hiện

Bộ phận

Nội dung công việc thực hiện

Bước 1: Lập yêu cầu cấp phát vật tư nguyên vật liệu

Bộ phận sản xuất

- Căn cứ vào nhu cầu sản xuất

- Căn cứ vào tồn kho trên hệ thống

 Bộ phận sản xuất thực hiện lập yêu cầu cấp phát vật tư nguyên vật liệu trên hệ thống

Bước 2:Phê duyệt yêu cầu

Phòng vật tư, phòng TCKT, trưởng ca..

Căn cứ vào bản cứng in ra từ yêu cầu cấp phát vật tư: Bộ phận quản lý vật tư NVL đầu ra thực hiện phê duyệt yêu cầu trên hệ thống

Bước 3:Xuất kho theo yêu cầu

Thủ kho

Căn cứ vào yêu cầu đã được phê duyệt trên hệ thống, thủ kho sẽ thực hiện lập phiếu xuất kho theo yêu cầu trên hệ thống

Bước 4:Kế toán phê duyệt phiếu phiếu xuất

 

Kế toán nguyên vật liệu

Căn cứ vào phiếu xuất đã được thủ kho thực hiện lập phiếu: Kế toán theo dõi nguyên vật liệu sản xuất sẽ thực hiện phê duyệt và chuyển trạng thái sang trạng thái hạch toán kế toán và dữ liệu chuyển tự động sang bộ phận tính giá thành.

Bước 5:Lập phiếu nhập kho thành phẩm sản xuất

Thủ kho thành phẩm

Căn cứ vào phiếu báo sản xuất: Thủ kho thành phẩm sẽ thực hiện nhập phiếu nhập kho sản xuất

Bước 6:Kế toán phê duyệt nhập kho thành phẩm và áp giá thành sản xuất

Kế toán thành phẩm (kế toán giá thành)

Định kỳ kế toán thành phẩm thực hiện phê duyệt hạch toán, và tính giá thành “kế thừa số liệu từ các phân hệ khác” áp giá  thành sản xuất trong kỳ.

HỆ THỐNG BÁO CÁO

Nhóm báo cáo liên quan chứng từ gốc:

- Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư, thành phẩm

- Phiếu xuất vật tư, thành phẩm

- Phiếu xuất điều chuyển kho

- Phiếu nhập vât tư thành phẩm

- Phiếu nhập điều chuyển kho

Nhóm báo cáo xuất hàng:

- Bảng kê phiếu xuất

- Bảng kê phiếu xuất của một vật tư

- Bảng kê phiếu xuất của một vật tư nhóm theo khách hàng, phân xưởng ,..

- Bảng kê phiếu xuất của một khách hàng, phân xưởng, .. nhóm theo vật tư

- Bảng kê nhóm theo nhiều chỉ tiêu

- Bảng kê phiếu xuất theo vụ việc

- Bảng kê phiếu xuất theo dạng nhập xuất

- Bảng tổng hợp hàng xuất kho

- Bảng tổng hợp xuất kho nhóm theo 2 chỉ tiêu

- Bảng tổng hợp xuất kho nhóm theo đa chi tiêu

- ...

Nhóm báo cáo nhập xuất tồn:

- Tồn kho của một vật tư

- Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư

- Thẻ kho, sổ chi tiết vật tư lên cho 1 kho

- Tổng hợp nhập xuất tồn

- Báo cáo tồn theo kho

- Báo cáo tồn kho theo phiếu nhập kho.

- Bảng tính giá vốn tồn kho

- ...

Nhóm báo cáo quản trị:

- Báo cáo vật tư chậm luân chuyển

- Báo cáo đề xuất mua vật tư

- Báo cáo vật tư tại các ví trí kho trong các kho

Nhóm báo cáo theo đơn hàng, theo phiếu yêu cầu xuất:

- Bảng kê phiếu xuất theo yêu cầu, theo bộ phận, loại hình, nhóm vật tư

- Bảng tổng hợp xuất hàng theo yêu cầu xuất hàng theo các chỉ tiêu

- Nhật ký yêu cầu xuất hàng

- Báo cáo trạng thái yêu cầu xuất hàng

- Báo cáo tính hình duyệt phiếu xuất kho

- Bảng kê hàng nhập theo đơn hàng mua hàng, theo đơn hàng sản xuất

- Bảng tổng hợp nhập theo đơn hàng mua hàng, theo đơn hàng sản xuất theo các chỉ tiêu

- Báo cáo trạng thái yêu cầu nhập hàng

- Báo cáo tình hình duyệt phiếu nhập kho

Nhóm báo cáo nhập hàng:

- Bảng kê phiếu nhập

- Bảng kê phiếu nhập của một vật tư

- Bảng kê phiếu nhập của một vật tư nhóm theo khách hàng, phân xưởng ,..

- Bảng kê phiếu nhập của một khách hàng, phân xưởng, .. nhóm theo vật tư

- Bảng kê nhóm theo nhiều chỉ tiêu

- Bảng kê phiếu nhập theo vụ việc

- Bảng kê phiếu nhập theo dạng nhập nhập

- Bảng tổng hợp hàng nhập kho

- Bảng tổng hợp nhập kho nhóm theo 2 chỉ tiêu

- Bảng tổng hợp nhập kho nhóm theo đa chi tiêu

- Bảng kê vật tư theo các quy cách

- Bảng kê nhập xuất tồn vật tư trên từng phiếu

- Báo cáo hạn sử dụng vật tư

- ...

 

MÀN HÌNH CÁC GIAO DỊCH TIÊU BIỂU
KẾ HOẠCH SẢN XUẤT YÊU CẦU CẤP PHÁT VẬT TƯ
  
PHIẾU XUẤT KHO THEO YÊU CẦU PHIẾU NHẬP KHO