PHẦN MỀM QUẢN LÝ MUA HÀNG

CYBER PURCHASING MANAGEMENT

Phân hệ phần mềm quản lý mua hàng tự động hoá mọi nghiệp vụ mua hàng như: Từ lập kế hoạch mua hàng (kế hoạch dữ trữ, kế hoạch năm, kế hoạch quý …), đến quản lý đơn hàng mua hàng, theo dõi việc giao hàng của nhà cung cấp, phân hệ này cũng theo dõi việc nhập khẩu hàng hoá và tính toán các chi phí liên quan đến hoạt động mua hàng.

CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA PHÂN HỆ QUẢN LÝ MUA HÀNG

QUẢN LÝ THÔNG TIN NHÀ CUNG CẤP

 

Quản lý thông tin và phân nhóm nhà cung cấp phục vụ cho công tác phân tích số liệu.

Quản lý tình hình thực hiện giao hàng, đơn giá của các nhà cung cấp.

QUẢN LÝ KẾ HOẠCH MUA HÀNG

 

Quản lý kế hoạch mua hàng dựa trên tính toán tự động vòng luân chuyển vật tư – hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính tối ưu tồn kho cho vật tư hàng hóa.

Quản lý kế hoạch giao hàng phục vụ cho công tác chủ động lựa chọn được nhà cung cấp tối ưu nhất cũng như có kế hoạch tài chính luôn tốt nhất.

Chủ động trong công tác sản xuất của đơn vị

QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG MUA HÀNG

 

Quản lý đơn hàng mua trong nước và nhập khẩu.

Hỗ trợ lập đơn hàng từ nhiều nguồn số liệu: Lấy từ phiếu nhu cầu, lấy từ hợp đồng.

Lập đơn hàng khung hoặc hợp đồng đặt mua hàng; Đơn mua hàng phụ.

Gọi ra giá mua và chiết khấu theo báo giá hoặc bảng giá của nhà cung cấp.

Linh động trong khi duyệt đơn hàng.

Quản lý các khoản chi phí mua hàng nhập khẩu phát sinh, hỗ trợ cho việc phân bổ chi phí vào giá mua hàng theo nhiều tiêu thức phân bổ được định nghĩa trước.

QUẢN LÝ HÀNG NHẬP KHO

 

 

Hỗ trợ lập phiếu nhập hàng từ nhiều nguồn số liệu khác nhau.

Xác định các loại hàng đạt chất lượng nhập kho và các loại hàng chờ kiểm định lại.

Hỗ trợ kiểm định theo nhiều kết quả kiểm định khác nhau: Hàng đạt, hàng trả lại nhà cung cấp, hàng mẫu, hàng bị loại, hàng nhập không qua kiểm định.

Xuất trả hàng lại cho nhà cung cấp, phục vụ cho việc bù trừ công nợ khi thanh toán. Ngoài ra, còn hỗ trợ thêm việc cập nhập lại trạng thái đơn hàng này.

TƯƠNG TÁC VỚI CÁC PHÂN HỆ KHÁC

          Như đã biết ở phần giới thiệu về đối tượng sử dụng, phân hệ quản lý mua hàng là một mắt xích trong hệ thống CYBER ENTERPRISE 8.0. Nó có những mối quan hệ bắt buộc, tuỳ chọn hoặc không với các phân hệ khác trong hệ thống và có ảnh hưởng qua lại mật thiết với nhau.

Quan hệ với phân hệ quản lý tài chính:

Phân hệ quản lý tài chính kế toán đóng vai trò là trung tâm tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin liên quan đến hạch toán kế toán và tập hợp chi phí tính giá thành sản xuất. Phân hệ quản lý mua hàng có mối quan hệ mật thiết và ràng buộc lẫn nhau với phân hệ quản lý tài chính như sau:

Chứng từ gốc: Các chứng từ gốc trong phân hệ phần mềm quản lý mua hàng như: Phiếu nhập mua, phiếu nhập mua nhập khẩu, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp sau khi được thực hiện thì tiếp tục được chuyển và xử lý vào sổ kho của phân hệ quản lý hàng tồn kho, sau khi chuyển vào sổ kho tiếp tục được chuyển vào sổ cái. Việc số liệu có tính kế thừa giữa các phân hệ với nhau thì việc can thiệp, quản lý chứng từ gốc cũng như sửa số liệu gốc phụ thuộc vào hệ thống xử lý của từng đơn vị, phân hệ quản lý mua hàng cho phép phân quyền chi tiết đến từng nút lệnh cũng như trạng thái chỉ đọc, sửa, thêm, xoá của chứng từ gốc.
Các danh mục:

-Danh mục tài khoản: Tuỳ thuộc tổ chức hạch toán kế toán của doanh nghiệp mà phân hệ quản lý mua hàng sẽ  khai báo phù hợp để trong quá trình vận hành chương trình thì cho phép tự động hạch toán chuyển vào sổ cái của phân hệ quản lý kế toán.

-Danh mục khách hàng nhà cung cấp: Với hệ thống CYBER ENTERPRISE 8.0 bắt buộc danh mục phải thống nhất ở các phân hệ  với nhau, việc thành lập danh mục nói chung và danh mục khách hàng, nhà cung cấp nói riêng tuỳ thuộc vào cách thức quản lý của từng doanh nghiệp mà số liệu, thông số về khách hàng có thể được thành lập từ một phòng ban hay bộ phận chuyên trách. Việc quản lý khách hàng tập trung phản ánh được tình hình công nợ cũng như phân tích chi tiết được khả năng cung cấp, tiêu thụ của từng đối tượng khách hàng cụ thể.

-Danh mục hàng hoá vật tư: Vật tư hàng hoá, trong các giao dịch nhập xuất việc phản ánh lên sổ cái phải theo các tiêu thức hạch toán cụ thể do kế toán tổng hợp xác định. Để việc hạch toán kế toán, cũng như tập hợp chi phí và tính giá thành sản xuất cần khai báo các thông số hạch toán liên quan tới danh mục từng loại vật từ, hàng hoá.

Kế toán công nợ phải trả:

Kế toán công nợ phải trả cũng có mối liên hệ chặt chẽ với phân hệ quản lý mua hàng. Phân hệ quản lý mua hàng sẽ cung cấp những thông tin có liên quan đến quản trị thông tin công nợ phải trả như các khoản nhập mua bằng công nợ, hạn thanh toán… thông qua những chứng từ được lập. Số liệu nhập hàng của phân hệ quản lý mua hàng sẽ là thông tin chuyển tiếp để lập các hóa đơn mua hàng và sau đó là hàng loạt những quy trình quản lý công nợ chi tiết dựa trên thông tin này.

Kế toán tập hợp chi phí:

Một số những thông tin phục vụ cho việc quản lý chi phí cũng được nhập liệu trong các màn hình thuộc phân hệ quản lý mua hàng như mã chi phí, mã vụ việc. Kế thừa những thông tin này, kế toán chi phí sẽ lập được những báo cáo quản trị chi phí của doanh nghiệp.

Quan hệ với phân hệ quản lý bán hàng:

Trong quy trình quản lý bán hàng thì có một số công đoạn liên quan đến phân hệ quản lý hàng tồn kho như sau.

-Phiếu nhập hàng bán trả lại

Trong trường hợp bán hàng nhưng khách hàng trả lại hàng thì việc nhập hàng bán bị trả lại liên quan đến phiếu nhập kho trong phân hệ quản lý hàng tồn kho (tăng kho).

-Phiếu xuất hàng bán.

Quan hệ với phân hệ quản lý hàng tồn kho:

Một trong những đối tượng quản trị chính yếu trong phân hệ quản lý mua hàng là kho hàng và hàng hóa vì vậy mối liên hệ tương tác giữa phân hệ quản lý mua hàng và phân hệ quản lý kho hàng là không thể thiếu. Mối quan hệ này được thể hiện qua các điểm chính như sau:

-Hệ thống danh mục tồn kho.

Phân hệ quản lý kho hàng cung cấp hệ thống danh mục kho hàng như kho bãi, khay kệ, vị trí, vật tư hàng hóa, danh sách lô hàng… để dựa vào đó, phân hệ quản lý mua hàng sẽ kế thừa các danh mục này.

-Chuyển sổ tồn kho các chứng từ

Một số chứng từ trong phân hệ quản lý mua hàng như phiếu nhập kho, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.. sau khi được lưu sẽ chuyển vào các sổ chi tiết trong quản lý kho hàng.

QUY TRÌNH QUẢN TRỊ TRÊN HỆ THỐNG

DIỄN GIẢI QUY TRÌNH

Bước thực hiện

Nội dung công việc thực hiện

Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng

Các căn cứ:

Sản lượng xuất của kỳ trước; Kế hoạch sản xuất trong kỳ, kế hoạch tiêu thụ trong kỳ; Tồn kho thực tế, tồn kho định mức “tồn tối thiểu,tồn tối đa”:

Thực hiện:

Phòng mua hàng thực hiện kế hoạch mua hàng trong kỳ trên hệ thống.

Hệ thống sẽ tự động tính toán và gợi ý số lượng hàng hóa vật tư, nguyên vật liệu, kế hoạch mua trong kỳ theo công thức sau

- Kế hoạch mua trong kỳ = Tồn tối thiểu - Tồn đầu kỳ +  kế hoạch sử dụng

- Kế hoạch sử dụng được tính dựa trên kế hoạch sản xuất, đơn hàng bán hàng và kế hoạch bán hàng.

Bước 2: Lập đơn hàng mua hàng (P/O)

Căn cứ vào kế hoạch mua hàng hoặc phát sinh nhu cầu đột xuất, phòng mua hàng sẽ thực hiện lập đơn hàng mua hàng (P/O- Puchasing Order) trên hệ thống

Bước 3: Phê duyệt đơn hàng

Căn cứ vào lượng tồn kho, nhu cầu sản xuất, kế hoặc sản xuất …, thẩm quyền quy định, nhân viên có thẩm quyền duyệt số lượng của đơn hàng mua hàng

Bước 4: Nhập kho theo đơn hàng

Sau khi đơn hàng đã được phê duyệt và đặt hàng tại nhà cung cấp, hàng về sẽ tiến hàng thủ tục nhập kho theo đơn hàng đã đặt và chuyển qua các quy trình: Thanh toán và quy trình cấp phát vật tư, quy trình bán hàng,…

Bước 5: Kế toán phê duyệt phiếu nhập kho

Sau khi có chứng từ hóa đơn đầu vào kế toán phê duyệt phiếu nhập kho và hạch toán giá mua, công nợ, kê thuế và chuyển qua quy trình thanh toán.

Bước 6: Thanh toán

Sau khi có các biên bản nhập hàng, căn cứ và hợp đồng mua hàng, căn cứ vào đề nghị thanh toán, đối chiếu công nợ phải trả…, kế toán thực hiện lập hồ sơ thanh toán và thanh toán cho nhà cung cấp

HỆ THỐNG BÁO CÁO

Nhóm báo cáo liên quan chứng từ gốc.

- Phiếu yêu cầu nhập mua.

- Đơn hàng mua hàng

- Phiếu nhập mua

- Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

- Báo cáo đơn hàng.

Báo cáo quản trị

- Báo cáo giá trị hàng nhập theo khách hàng/hợp đồng/ nhập xuất

- Báo cáo hàng nhập nhóm theo 2 chỉ tiêu

- Báo cáo hàng nhập nhóm theo đa chỉ tiêu

- ...

Nhóm báo cáo hàng nhập mua.

- Bảng kê phiếu nhập mua của một vật tư

- Bảng kê phiếu nhập mua của một nhà cung cấp

- Bảng kê phiếu nhập mua theo các chi tiêu

- Bảng tổng hợp hàng nhập mua theo khách hàng, theo vật tư

- Bảng tổng hợp hàng nhập mua

- ...

Nhóm báo cáo trả lại hàng nhà cung cấp.

- Bảng kê phiếu xuất trả lại nhà cung cấp

- Bảng tổng hợp xuất hàng trả lại nhà cung cấp

 - ...

MÀN HÌNH CÁC GIAO DỊCH TIÊU BIỂU
KẾ HOẠCH MUA HÀNG ĐƠN HÀNG MUA HÀNG
  
PHIẾU NHẬP KHO THEO ĐƠN HÀNG PHIẾU NHẬP DỰ CHI