PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG

CYBER SALES MANAGEMENT

  • Phân hệ phần mềm quản lý bán hàng nhằm tự động hoá toàn bộ quy trình bán hàng của doanh nghiệp trên hệ thống máy tính như: Từ khi tiếp nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng và xuất hoá đơn. Người sử dụng có thể thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình hoặc tự khai báo các bước thực hiện tắt theo đặc thù riêng. Phân hệ này giúp hoạt động bán hàng có hiệu quả hơn do việc giảm thiểu các công đoạn và thao tác xử lý thủ công, ngoài ra việc thực hiện đơn hàng nhanh chóng và đúng thời hạn sẽ làm khách hàng hài lòng đồng thời giảm bớt việc phải sửa chữa, chỉnh sửa đơn hàng bán hàng.
  • Phân hệ này còn có nhiều chức năng như: Quản lý hàng bán bị trả lại, hàng thay thế và điều chỉnh công nợ, theo dõi hạn mức tín dụng, bảo lãnh thanh toán. Việc tính giá và chiết khấu cũng được thực hiện theo nhiều cách (khách hàng, nhóm khách hàng, địa bàn tiêu thụ, mặt hàng, nhóm mặt hàng..) nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý phương án giá khác nhau.
CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA PHÂN HỆ QUẢN LÝ BÁN HÀNG

QUẢN LÝ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

 

Không giới hạn số lượng khách hàng được quản lý.

Lưu giữ các thông tin về khách hàng, phân nhóm khách hàng theo các chỉ tiêu khác nhau như: Loại hình doanh nghiệp, tỉnh thành, quận huyện, vùng/miền, địa bàn…

QUẢN LÝ HẠN MỨC TÍN DỤNG, BẢO LÃNH NGÂN HÀNG

Quản lý hạn mức tín dụng và hiệu lực của hạn mức.

Quản lý bảo lãnh ngân hàng và hiệu lực của bảo lãnh ngân hàng.

 

QUẢN LÝ KẾ HOẠCH BÁN HÀNG

 

Kế hoạch bán hàng theo nhân viên bán hàng, bộ phận, phòng ban, địa bàn, khách hàng, nhóm khách hàng, hàng hóa, nhóm hàng hóa.

Quản lý, phân tích về tình hình thực hiện bán hàng theo kế hoạch bán hàng. 

QUẢN LÝ CHIẾT KHẤU

 

 

 

Quản lý chiết khấu linh hoạt, cho phép khai báo và thực hiện nhiều phương thức chiết khấu. Phân hệ phần mềm quản lý bán hàng, có thể tính tiền chiết khấu theo khách hàng, nhóm khách hàng, hàng hóa, nhóm hàng hóa, kho hàng, thậm chí có thể tổ hợp các chỉ tiêu trên để có nhiều phương thức tính và quản lý chiết khấu linh hoạt hơn.

Cho phép áp dụng nhiều phương thức chiết khấu trong cùng một giao dịch “Trong trường hợp một khách hàng có thể được hưởng nhiều phương thức chiết khấu trong cùng một giao dịch”

QUẢN LÝ PHƯƠNG ÁN GIÁ

 

 

 

Cho phép khai báo nhiều phương án giá bán theo sản phẩm, loại sản phẩm hoặc khách hàng

Cho phép khai báo nhiều mức giá bán hoặc chiết khấu tuỳ theo số lượng đặt hàng

Quản lý khuyến mãi và quà tặng

Quản lý giá bán theo nhiều đồng tiền ngoại tệ khác nhau

Theo dõi thời hạn hiệu lực của giá bán

QUẢN LÝ LỆNH XUẤT HÀNG

 

 

Tự động tra giá và chiết khấu, theo dõi giao hàng từng phần, kiểm tra số lượng hàng tồn kho.

Treo lệnh xuất hàng của những khách hàng vượt hạn mức tín dụng hoặc có nợ quá hạn.

Quản lý công nợ theo sổ sách kế toán, công nợ theo phiếu xuất hàng, công nợ theo lệnh xuất hàng

QUẢN LÝ XUẤT KHO THEO LỆNH XUẤT HÀNG

Quản lý thông tin xuất hàng theo lệnh.

Quản lý công nợ theo lệnh xuất hàng.

QUẢN LÝ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG THEO LỆNH - THEO PHIẾU XUẤT

 

Quản lý doanh thu bán hàng, kê thuế bán hàng.

Cho phép lựa chọn phương án xuất hóa đơn GTGT theo lệnh xuất hàng hoặc theo phiếu xuất hàng.

Quản lý công nợ theo sổ sách kế toán; Tạo các bút toán ghi Nợ/Có của nghiệp vụ bán hàng.

QUẢN LÝ HÀNG TRẢ LẠI

Quản lý hàng bán bị trả lại.

Tạo bút toán ghi nợ/ghi có do điều chỉnh giá hoặc do hàng bán trả lại

TƯƠNG TÁC VỚI CÁC PHÂN HỆ KHÁC

Phân hệ quản lý bán hàng có sự ảnh hưởng qua lại với các phân hệ khác trong giải pháp CYBER ENTERPRISE 8.0 một số liên hệ là bắt buộc, một số khác có thể tùy chọn có hoặc không. 

Tương tác với phân hệ quản lý tài chính:

Phân hệ quản lý tài chính đóng vai trò là trung tâm tiếp nhận thông tin có liên quan đến hạch toán kế toán từ tất cả các phân hệ khác. Phân hệ quản lý bán hàng có mối liên hệ tương tác với phân hệ kế qua các quan hệ sau:

Modul kế toán tổng hợp:

Danh mục tài khoản: Trong một số màn hình khai báo danh mục hoặc cập nhật số liệu thuộc phân hệ quản phần mềm lý bán hàng, có sử dụng tài khoản đã được khai báo ở modul kế toán tổng hợp như tài khoản công nợ, tài khoản vật tư hàng hóa, tài khoản mã nhập xuất, lý do, tài khoản thuế…,tùy thuộc vào tổ chức hệ thống tài khoản kế toán của kế toán tổng hợp, phân hệ phần mềm quản lý bán hàng sẽ được khai báo phù hợp để phục vụ cho việc phân tích cả hệ thống. 

-Hạch toán các chứng từ: Một số chứng từ trong phân hệ quản lý bán hàng như hóa đơn, chứng từ phải thu, phiếu nhập hàng bán bị trả lại… sau khi được lưu sẽ được tiếp tục xử lý hoặc chuyển trực tiếp vào sổ cái ở modul kế toán tổng hợp tùy thuộc vào các trạng thái khác nhau khi lưu. Kế toán tổng hợp có thể can thiệp vào những chứng từ gốc ở phân hệ quản lý bán hàng nếu được phân quyền hiệu chỉnh chứng từ.

Modul kế toán công nợ phải thu: Tương tự như modul kế toán tổng, modul kế toán công nợ phải thu cũng có mối liên hệ chặt chẽ với phân hệ quản lý bán hàng. Phân hệ quản lý bán hàng sẽ cung cấp những thông tin có liên quan đến quản trị thông tin công nợ phải thu như các khoản bán hàng bằng công nợ, hạn thanh toán… thông qua những chứng từ được lập. Số liệu xuất hàng của phân hệ quản lý bán hàng sẽ là thông tin chuyển tiếp để lập các hóa đơn bán hàng và sau đó là hàng loạt những quy trình quản lý công nợ chi tiết dựa trên thông tin này.

Modul kế toán giá thành: Tương tác giữa phân hệ quản lý bán hàng và modul kế toán chi phí giá thành là việc thiết lập nhu cầu vật tư dùng để sản xuất dựa trên số lượng tiêu thụ theo từng lệnh sản xuất của đơn hàng. 

Modul kế toán tiền mặt, tiền gửi: Trong một số quy trình thanh toán, việc xác định số tiền thanh toán không những chỉ được theo dõi chi tiết tại phân hệ kế toán công nợ phải thu mà còn được xác định và phân bổ tại lúc lập chứng từ thu tiền công nợ phải thu. Trong trường hợp này, phiếu thu tiền hoặc báo có của ngân hàng sẽ cho phép lọc những hóa đơn hoặc những chứng từ phải thu đã được lập trước đó tại phân hệ bán hàng. Như vậy, tương tác giữa phân hệ quản lý bán hàng và modul kế toán tiền mặt tiền gửi là việc thanh toán chi tiết theo hóa đơn.

Tương tác với phân hệ quản lý tồn kho:

Một trong những đối tượng quản trị chính yếu trong phân hệ quản lý bán hàng là kho hàng và hàng hóa vì vậy mối liên hệ tương tác giữa phân hệ quản lý bán hàng và phân hệ quản lý kho hàng là không thể thiếu. Mối quan hệ này được thể hiện qua các điểm chính như sau:

Hệ thống danh mục tồn kho

Phân hệ phần mềm quản lý kho hàng cung cấp hệ thống danh mục kho hàng như kho bãi, khay kệ, vị trí, vật tư hàng hóa, danh sách lô hàng… để dựa vào đó, phân hệ quản lý bán hàng sẽ kế thừa các danh mục này.

Chuyển sổ tồn kho các chứng từ

Một số chứng từ trong phân hệ quản lý bán hàng như phiếu xuất kho, phiếu nhập hàng bán trả lại.. sau khi được lưu sẽ chuyển vào các sổ chi tiết trong quản lý kho hàng.

QUY TRÌNH QUẢN TRỊ TRÊN HỆ THỐNG

DIỄN GIẢI QUY TRÌNH

Bước thực hiện

Nội dung công việc thực hiện

Bước 1: Bước chuẩn bị khai báo dữ liệu kế toán đầu vào

Khai báo hạn mức tín dụng

Khai báo bảo lãnh ngân hàng

Khai báo đơn giá bán theo đại lý, địa bàn…

Khai báo dữ liệu khác vào trong hệ thống

Bước 2: Chuẩn bị đơn hàng

Tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng

Bước 3: Lập lệnh xuất hàng. Hệ thống tự động kiểm tính hợp lệ của đơn hàng (tồn kho, điều khoản thanh toán)

Nhân viên hành chính bán hàng thực hiện lập đơn hàng bán hàng trên hệ thống: Khi lập lệnh đơn hàng bán hàng sẽ xẩy ra hai trường hợp sau:

Hàng tồn trong kho không đủ: Chuyển qua thương lượng với khách hàng.

Điều khoản thanh toán không đảm bảo: Thực hiện làm việc với khách hàng và xin ý kiến của lãnh đạo, trong trường hợp cần cấp hàng cho khách hàng thì bộ phần quản lý hạn mức sẽ tăng hạn mức tín dụng cho khách hàng.

Bước 4: Xuất hàng, Lập hóa đơn GTGT, thủ tục nhập hàng bán trả lại, hủy hóa đơn, giao hàng

Tùy theo thực tế phát sinh và phương pháp quản lý của doanh nghiệp: Hệ thống cho phép cấu hình lập hóa đơn GTGT theo lệnh xuất hàng hoặc lập hóa đơn GTGT theo phiếu xuất hàng. Các bước thực hiện được chi tiết theo bước 4.1/4.2/4.3/4.4 như sau:

Bước 4.1:

Lập hóa đơn GTGT

Tùy theo quản lý của doanh nghiệp: Hệ thống cho phép cấu hình thiết lập: Lập hóa đơn bán hàng theo lệnh xuất hàng hoặc theo phiếu xuất hàng:

Trong trường hợp lập hóa đơn bán hàng theo phiếu xuất hàng thì bước 4.2 sẽ thực hiện trước bước 4.1:

Bước 4.2: Lập phiếu xuất hàng

Tùy theo quản lý của doanh nghiệp: Hệ thống cho phép lập phiếu xuất hàng theo lệnh xuất hàng hoặc theo hóa đơn bán hàng.

Bước 4.3: Giao hàng

Vận tải thực hiện giao hàng theo hóa đơn bán hàng

Bước 4.4: Lập phiếu nhập kho hàng bán trả lại

Trong trường hợp hàng bán bị trả lại kho, thì thủ kho thực hiện lập phiếu nhập kho hàng bán trả lại vào kho và kế toán thực kiểm duyệt phát sinh hàng bán trả lại.

Bước 4.5: Hủy hóa đơn

Trong trường hợp hóa đơn bị hủy kế toán sẽ thực hiện lập hóa đơn hủy trên hệ thống tạo hóa đơn mới.

Bước 5:Phê duyệt hạch toán phiếu xuất hàng

Căn cứ vào hóa đơn bán hàng : Định kỳ kế toán phê duyệt phiếu xuất hàng và đóng phiếu xuất hàng

Bước 6: Đóng lệnh xuất hàng

Sau khi hoàn thành các thao tác hệ thống tự động đóng lệnh, hoặc người sử dụng đóng lệnh (trong trường hợp số lượng lệnh lớn hơn số lượng xuất thực tế)

HỆ THỐNG BÁO CÁO

Nhóm báo cáo liên quan chứng từ gốc

-Kế hoạch bán hàng

-Lệnh xuất hàng

-Phiếu xuất kho

-Hoá đơn bán hàng

-Phiếu nhập hàng bán trả lại

Nhóm báo cáo giao hàng:

-Bảng kê phiếu giao hàng

-Tổng hợp giao hàng theo các chỉ tiêu

Nhóm báo cáo bán hàng:

-Bảng kê bán hàng

-Bảng tổng hợp hàng bán

-Báo cáo phân tích bán hàng theo hai chỉ tiêu

-Bảng kê bán hàng theo đơn hàng

Nhóm báo cáo hàng bán trả lại:

-Bảng kê hàng bán trả lại

-Bảng tổng hợp hàng bán trả lại

-Bảng kê hàng bán trả lại theo đơn hàng

MÀN HÌNH CÁC GIAO DỊCH TIÊU BIỂU
QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG PHIẾU BẢO LÃNH NGÂN HÀNG
  
KẾ HOẠCH BÁN HÀNG QUẢN LÝ GIÁ BÁN
  
LỆNH XUẤT HÀNG PHIẾU XUẤT HÀNG
HÓA ĐƠN BÁN HÀNG THEO LỆNH HÀNG BÁN TRẢ LẠI